Pour vous connecter, vous devez choisir "PELICAN – Compte dédié" dans le menu déroulant "Fournisseur d'identité". Il permet de vous connecter à partir de l'identifiant qui a été transmis au Hcéres. Vous devrez ensuite indiquer votre adresse mail et le mot de passe associé qui vous aura été envoyé.

Pour le dépôt des dossiers, chaque établissement concerné doit avoir un compte sur l'application (avec l'adresse email comme identifiant et un mot de passe). Vous avez dû recevoir un message vous demandant d'indiquer quelle sera l'adresse email utilisée. Si vous ne l'avez pas encore fournie, merci de l'envoyer au support de l'application, à l'adresse suivante : aide.pelican@collecte.evaluation-contractualisation.fr. Ce compte sera le compte principal de l'établissement pour l'application, mais il vous sera possible de créer ensuite d'autres comptes pour d'autres personnes. Pour plus d'informations sur le fonctionnement de l'application, vous pouvez vous rendre dans l'espace documentaire / guide de l'utilisateur. (Accessible sans être identifié).

Pélican a été testé avec succès avec les navigateurs suivants :
- Internet Explorer, versions 7 et supérieures
- Firefox, versions 3.5 et supérieures
- Google Chrome

Néanmoins, l'application est plus lente avec Internet Explorer, nous vous conseillons d'utiliser un des autres navigateurs.

D'autres navigateurs alternatifs (comme Safari, Opéra) peuvent également fonctionner, mais ils n'ont pas été testés complètement.

La taille maximum d'un fichier ne doit pas dépasser le 5 Mo. Exceptionnellement, il est possible de déposer des fichiers pouvant atteindre 30 Mo à condition, toutefois, que la somme totale des tailles des fichiers du dossier ne dépasse pas 100 Mo. Pour un fichier volumineux, il faudrait l'attacher et sauvegarder le dossier avant d'attacher les autres fichiers.

Pour un dossier d'unité de recherche, il convient de remplir les champs avec la situation prévue au prochain contrat, soit celle PREVUE au 1er janvier 2016 pour la vague A. Il faut donc indiquer le nouveau nom de l'unité, le responsable futur, les futurs effectifs (prévisible), .... Dans Pelican, toutes les informations indiquées par (*) sont obligatoires. Le guide en ligne (sur le site Pelican) "Guide de dépôt des dossiers UR" donne des détails sur la façon de remplir les formulaires des UR.

Parfois, le fichier PDF dans la vue "suivi" ne s'affiche pas avec un outil de lecture PDF. Ce problème survenir quand un élément de saisie obligatoire est manquant ou bien quand un caractère spécial a été saisi. Une fois l'actualisation faite, la procédure de validation régénère le fichier PDF.

Dans le cas de formations co-habilitées, d'écoles doctorales co-accréditées ou de structures de recherche rattachées à plusieurs établissements, un seul établissement se charge de déposer le dossier (établissement "déposant"). Les établissements "non déposants" n'ont à renseigner aucune information ; ils ont accès en consultation au dossier après validation par le déposant, sous forme PDF, à partir de la vue suivi.

Vous ne pouvez pas corriger vous-même ces informations. Vous devez envoyer un mail au support (via le lien « support » en pied de page de l'application) en précisant dans le sujet « Erreur dans le référentiel ED / UR » et en précisant dans le corps du mail l'ED ou l'UR concernée (merci d'utiliser les identifiants du référentiel) ainsi que les informations à modifier. Le référentiel sera mis à jour par nos équipes.